Der Dienstplan – und der Datenschutz.
In vielen Bereichen kaum wegzudenken und zugleich Ausgangspunkt für eine Vielzahl datenschutzrechtlicher Fragen: Der Dienstplan. Der Umgang mit Dienstplänen bietet verschiedene datenschutzrechtliche Fallstricke.
Aber wie geht man mit einem Dienstplan datenschutzrechtlich richtig um?
Einerseits wäre denkbar, dass das Feld im Dienstplan für den Abwesenheitszeitraum frei bleibt. Dann wäre klar: Keine Schichtzuordnung – Mitarbeitende sind nicht da. Es könnte aber auch bedeuten, dass die Mitarbeitenden zwar nicht eingeteilt, aber in der Betriebsstätte vor Ort mit anderen Aufgaben betraut und damit erreichbar sind. Um hier Klarheit zu schaffen, bietet es sich an, auf dem Dienstplan eine Abwesenheit zu kommunizieren.
Wir Menschen sind an sich ja neu- bzw. wissbegierig und möchte in der Regel wissen, warum Kolleg*innen nicht auf der Arbeit sind. Daher bietet es sich doch sicher an, die Abwesenheitsgründe zu differenzieren:
U = Urlaub,
K = Krank etc.
Derartige Angaben auf Dienstplänen sind unzulässig. Es fehlt an der Erforderlichkeit im Sinne des § 26 BDSG. Warum eine Kollegin oder ein Kollege nicht da ist, spielt für die weitere Planung keine Rolle. Daher sollte, wenn schon ein Buchstabe in den Dienstplan muss, das „A“ für „Abwesend“ verwendet werden
Denkbar wäre noch die Verwendung des Buchstaben „B“, für Bereitschaft, wenn Mitarbeitende abwesend, aber bei Personalengpässen verfügbar sind und für andere ausgefallene Kolleg*innen einspringen können.
Plus- oder Minusstunden gehören ebenfalls nicht in den Dienstplan. Die entsprechenden Angaben mögen auf den ersten Blick hilfreich sein, wenn Mitarbeitende Schichten tauschen oder ihr Plus- oder Minuskonto abbauen wollen bzw. müssen. Dieser Einzelfall rechtfertigt aber keine permanente Angabe der entsprechenden Daten, die alle Mitarbeitenden betreffen und deren Kenntnis es in den meisten Fällen nicht bedarf.
Fazit
Auch beim Dienstplan ist weniger mehr. Auch wenn es gelebte Praxis sein mag und Mitarbeitende sich noch nie über den Detailgrad des Dienstplanes beschwert haben. Zu viele Informationen stellen einen Datenschutzverstoß dar, der unter Umständen sogar eine Meldepflicht bei den Aufsichtsbehörden auslösen kann, z. B. dann, wenn das Gesundheitsdatum „K“ auf diesem verarbeitet wird.